Reformasi Pengelolaan Arsip Tidak Cukup Hanya dengan Pemanfaatan TI
Jurnalline.com, KOTA TANGERANG – Telah lama Pemerintah Kota (Pemkot) Tangerang menginisiasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)untuk mendukung kinerja birokrasi dan pelayanan publik, atau yang lebih akrab disebut e-government.
Inisiasi e-government ini didasari pemahaman, TIK dapat menjadi solusi terintegrasi atas berbagai persoalan yang dihadapi pemda dalam pelayanan dan pembangunan, termasuk reformasi birokrasi, efisiensi belanja, dan penanggulangan kemiskinan. Intinya, TI bisa mengambil peran mempercepat proses-proses menuju ke pembangunan melalui reformasi birokrasi.
Hasilnya, kota yang dikenal sebagai Kota Industri tersebut kini dikenal sebagai salah satu kota yang sukses menata birokrasi dan menghadirkan layanan publik yang lebih baik. Tak kurang dari 156 aplikasi telah dihasilkan untuk peningkatan kualitas pelayanan publik di Kota Tangerang sekaligus kinerja pegawai. Dan puluhan penghargaan tingkat nasional dan internasional telah diterima oleh kota ini terkait penerapan e-government dalam dua tahun terakhir.
Namun demikian, diakui masih banyak kendala yang harus dihadapi Pemkot Tangerang untuk mewujudkan Kota Tangerang sebagai Smart City sebagaimana konsep Tangerang Live yang telah menjadi guidance pembangunan di Kota Akhlakul Karimah.
Salah satu persoalan klasik yang masih harus dicarikan pemecahannya adalah terkait pengelolaan dan pendokumentasian arsip, yang menjadi basis data pembangunan di Kota Tangerang. Untuk itu, Wali Kota Arief R. Wismansyah meminta kepada seluruh aparat di lingkup Pemkot Tangerang untuk bisa melakukan pengarsipan dan pendokumentasian data secara baik dan benar.
“Kearsipan sebagai hal paling penting dalam pemerintahan. Salah satu tugas aparatur adalah terkait administrasi semua kegiatan kita harus bisa dipertanggungjawabkan ke internal maupun ke masyarakat,” papar Wali Kota saat memberikan arahan pada acara Fasilitasi Pembinaan Kearsipan di Lingkungan Pemerintahan dan Swasta Kota Tangerang tahun 2017 di kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) yang berlokasi di gedung Windu Karya Kota Tangerang, Rabu (26/04).
Wali Kota juga menyampaikan pengorganisasian arsip dan data tidak cukup hanya dengan menggunakan teknologi informasi, namun lebih dari itu setiap data maupun arsip harus bisa terintegrasi dengan aplikasi lain sehingga dapat dengan mudah diakses sekaligus mempermudah kerja pegawai.
“Namun hal itu juga memerlukan SDM yang harus melek teknologi, sebagaimana arahan Pak Mendagri dalam peringatan Hari Otonomi Daerah, yang mengamanatkan agar aparat pemerintah harus bisa mengaplikasikan konsep e-government,” tegas Wali Kota yang juga mengetes langsung penguasaan TI para peserta pembinaan yang berasal dari Kasubag Umpeg se-pemkot Tangerang.
Manajemen arsip di masa lalu, lanjut Wali Kota juga telah berakibat pada turunnya kinerja pegawai pemerintah.
“Meja kerja pegawai itu, bukan lagi berfungsi sebagai meja kerja, namun lebih sebagai meja penyimpanan arsip. Sehingga ketika ada kerjaan yang harus dilakukan akhirnya output-nya kurang maksimal, karena bingung ruangannya sudah penuh sama dokumen,” tuturnya.
“Untuk itu, kita lakukan digitalisasi arsip,” imbuhnya.
Wali Kota juga menambahkan bahwa Pemkot melalui pembangunan berbagai aplikasi yang ada seperti e-office atau yang lain, ingin memangkas jalur birokrasi yang menjadi persoalan klasik pemerintah daerah.
“Saya rasa kita enggak usah muluk-muluk ingin wujudkan paperless system, namun kita juga harus mulai dari less paper, yakni dengan mengurangi penggunaan kertas secara bertahap dalam pola kerja kita, termasuk terkait dokumen pertanggungjawaban (SPJ) yang lumayan banyak lampirannya,” terang Wali Kota seraya menyampaikan bahwa untuk mengarah ke arah situ memerlukan serangkaian proses yang menuntut komitmen politik, kesabaran, biaya, perencanaan matang, koordinasi multi-institusi, dan konsistensi yang harus dilalui, ” PungkasNya.
( GusNur )
